SOP template voor je onlinebedrijf: de 6 werkinstructies die je eerst moet schrijven

Door Stef · 2 november 2026 · origineel in het Engels

Een lege SOP template of werkinstructie template geeft je alleen kopjes. Je opent hem, typt “Stap 1” en loopt vast, want het moeilijke deel is niet het kopje. Het is de regel eronder: hoe laat is te laat, hoeveel retouren zijn een patroon, wanneer telt een prijswijziging mee. Dit artikel geeft je zes werkinstructies met de regel al uitgeschreven, en een manier om ze elke week af te werken.

Weinig tijd? De gratis voorbeeldpagina laat de voorraadcheck uit dit artikel zien als beslissing: Bekijk de gratis voorbeeldpagina

Wat een ecommerce SOP is

Een ecommerce SOP (standard operating procedure, oftewel werkinstructie) is een opgeschreven, herhaalbare reeks stappen voor één terugkerende klus in je bedrijf, met een tijdslimiet en een duidelijk punt waarop de klus als klaar telt. De bruikbare bevatten ook de ene regel die bepaalt wat je doet, zodat je die niet elke week opnieuw hoeft te bedenken.

De meeste mensen die een eigen onlinebedrijf runnen, werken uit hun hoofd. Dat gaat goed tot een leverancier te laat is in je beste week, of tot iemand anders de klus moet doen. Een werkinstructie op een kaart met een deadline werkt hetzelfde, wie hem ook opent.

Wat elke werkinstructie in je SOP template bevat

Ik gebruik dezelfde opzet voor elke kaart op het Operations-board. Hij is bewust kort.

• Eerst een oordeel. Eén regel die zegt waarnaar je zoekt.
• De ene regel of het ene getal. Waar de klus om draait.
• Wat er meestal misgaat. Opgeschreven nadat het misging.
• Een tijdslimiet in de titel, zoals “15 min max”. Een wekelijkse check blijft wekelijks als je ziet dat hij klein is.
• Wat klaar betekent, inclusief de regel “niets deze ronde” als er niets gevonden is. Een stille kaart is niet te onderscheiden van een overgeslagen kaart.
• Wie het doet: jij zelf, een script, of een script dat jij goedkeurt voordat het live gaat.

De 6 werkinstructies

De getallen hieronder komen uit de voorbeeldgegevens op het board. Ze zijn verzonnen; de regels eromheen zijn wat je overneemt.

1. De voorraadcheck

• De regel: bestelpunt = gemiddeld aantal verkochte stuks per dag × levertijd van de leverancier in dagen × 1,5. In het voorbeeld: 6 per dag × 21 dagen × 1,5 = 189 stuks. Je bestelt bij 189, niet bij 50.
• Wat er misgaat: mensen gebruiken de levertijd die de leverancier noemde in plaats van de echte levertijd van de laatste drie leveringen. Een actieweek wordt behandeld als normale verkoop. Beschadigde of gereserveerde stuks worden als voorraad geteld.
• Klaar betekent: een kaart per product dat opraakt voordat een levering kan aankomen. De check signaleert, hij bestelt nooit.

2. De leveranciersherinnering

• De regel: te laat meet je aan de datum die de leverancier heeft bevestigd, niet aan de datum waarop je hoopte. Op dag 0 van de verwachte week vraag je om een verzenddatum. 3 dagen te laat vraag je wat het blokkeert. 7 dagen te laat vraag je om een nieuwe datum en of een deelzending mogelijk is. 14 dagen te laat leg je het vast op de leverancierskaart.
• Wat er misgaat: op “is er nog nieuws?” krijg je “we kijken ernaar”. Vraag in plaats daarvan naar een concreet punt, zoals het containernummer en de vaardatum.
• Klaar betekent: elke openstaande bestelling heeft een bevestigde datum in de toekomst of een gedateerde herinnering die erop is vastgelegd.

3. Een levering ontvangen

• De regel: een tekort kun je maar kort claimen en alleen met bewijs. Fotografeer de dozen voordat je ze opent. Tel de dozen tegen de pakbon en teken voor het aantal dat je ziet. Tel 3 willekeurige dozen, of bij een eerste bestelling alle. Controleer 10 stuks tegen de productvermelding.
• Wat er misgaat: een handtekening zonder voorbehoud betekent meestal het einde van je claim. En de kostprijs bij aankomst (vracht, invoerrechten, inkomende afhandeling) is gokwerk als je die drie maanden later uitrekent.
• Klaar betekent: tekorten binnen 48 uur gemeld met foto’s, de kostprijs bij aankomst per stuk nu opgeschreven.

Ontvang je de voorraad niet zelf fysiek (dropshipping, print on demand, een 3PL die voor je ontvangt), sla deze dan over. Schrap regels die voor jou niet gelden.

4. De review van retourpatronen

• De regel: onderzoek een product als het 3 of meer retouren in 30 dagen heeft met dezelfde opgegeven reden, of een retourpercentage dat meer dan het dubbele is van het gemiddelde van je eigen assortiment. Eén kaart per patroon, nooit per retour.
• Wat er misgaat: “niet zoals beschreven” is bijna altijd een fout in maat, kleur of aantal in de productvermelding, geen kwaliteitsprobleem. Schade bij één product ligt meestal aan de verpakking, niet aan de vervoerder.
• Klaar betekent: elk patroon heeft een kaart met een opgeschreven preventie: de aanpassing van de vermelding, de verpakkingsspecificatie of de bestelregel die had voorkomen dat het pakket terugkwam.

5. De steekproef op productvermeldingen

• De regel: drie vermeldingen per week is beter dan alle vermeldingen één keer per jaar. Controleer de hoofdafbeelding, de titel en daarna de attribuutvelden (maat, gewicht, materiaal, aantal). Met een leeg attribuutveld val je buiten de filters.
• Wat er misgaat: attributen die van het productblad van de leverancier zijn overgenomen in plaats van van het product. In het voorbeeld op het board was een product dat als 40 cm vermeld stond in werkelijkheid 36 cm, wat maandenlang retouren met “niet zoals beschreven” opleverde.
• Klaar betekent: drie producten gecontroleerd op elk kanaal waarop ze verkocht worden. Verkoopt een vermelding goed, herstel dan alleen een feitelijke fout.

6. De review van prijs en marge

• De regel: controleer de marge, niet de prijs. Bijdrage per stuk = verkoopprijs min kostprijs bij aankomst min marktplaatskosten min verzending min (retourpercentage × kosten van een retour). Voorbeeld: 14,95 min 5,00 min 2,24 min 2,60 min 0,17 = EUR 4,94.
• Wat er misgaat: de factuur van de leverancier als kostprijs behandelen. De prijs kan gelijk blijven terwijl de marge halveert door kosten, vracht en retouren.
• Klaar betekent: handelen als de bijdrage sinds de vorige review met meer dan 20 procent is gedaald, en vandaag als hij negatief is. Reageer niet op de prijs van een concurrent voordat je hebt gecontroleerd of je eigen verkoop is gedaald.

Waarom juist deze zes

Bij elk van deze klussen kost een misser binnen enkele weken echt geld: een lege voorraad, een te late container, een verloren claim, een terugkerende retour, een slechte productvermelding, een marge die ongemerkt kromp. Dat is het filter. Kost het je niets als je een werkinstructie een maand overslaat, schrijf hem dan later.

Waar een werkinstructie moet staan om uitgevoerd te worden

Een document in een map wordt één keer gelezen. Een kaart die zich herhaalt, komt op zijn dag terug. Een regel van het board legt uit waarom: heeft een kaart geen deadline, dan wordt hij niet gedaan, omdat Trello niet zeurt over kaarten zonder datum.

Terugkerende werkinstructies verhuizen nooit naar een lijst Klaar. Ze blijven op één plek staan en worden elke ronde gereset. Alleen eenmalige klussen, zoals één bestelling of één herstelde productvermelding, schuiven door en sluiten. Haal je die twee door elkaar, dan is een goed board binnen een maand onbruikbaar.

Wat je nodig hebt

• Een gratis Trello-account. Het gratis abonnement is genoeg.
• Eén sessie om je leveranciers en je 10 best verkochte producten in te vullen. Ben je langer dan 90 minuten bezig, dan zit je geschiedenis in te vullen in plaats van te beginnen.
• Claude is optioneel. De werkinstructies werken met de hand. Wil je dat Claude de checks draait en de kaarten schrijft, dan laat dit artikel zien hoe.

Waar het ophoudt

• Een werkinstructie met een verkeerde regel zorgt er alleen voor dat je sneller de fout in gaat. De getallen hier zijn voorbeelden. Vervang ze door de jouwe.
• Hij vertelt je niet wat je moet verkopen of hoe je moet prijzen. Hij controleert het bedrijf dat je al runt.
• Open je het board niet twee keer per week, dan helpt geen enkele template.

Zo gebruik ik het

Ik heb zes jaar lang ecommercebedrijven gerund. Elke regel hierboven is geschreven nadat er iets misging, en daarna van nul herbouwd als een schone template met verzonnen voorbeeldgegevens, zodat er niets van die bedrijven in zit. Hoe ik MOGA met dezelfde methode run, staat op Zo wordt MOGA gerund.

Begin gratis met één werkinstructie

De gratis voorbeeldpagina laat de voorraadcheck uit dit artikel zien als één beslissing, met de reden erbij en een Go-knop. Je hoeft je niet aan te melden, en wat je ook aanklikt, er wordt niets verstuurd. Het gratis startboard, de Trello-versie met de voorraadcheckkaart in hetzelfde formaat als de betaalde boards, krijg je daarna per mail.

Bekijk de gratis voorbeeldpagina

Wil je alle werkinstructies? Het Operations-board met alle werkinstructies zit in de pakketten.

MOGA World is onafhankelijk en niet verbonden aan Anthropic of Atlassian. Voorbeeldbedrijven en cijfers in dit artikel zijn verzonnen. Vragen: stef@mogaworld.co