SOP-Vorlage für den Onlinehandel: die 6 Abläufe, die du zuerst aufschreiben solltest

Von Stef · 2. November 2026 · Original auf Englisch

Eine leere SOP-Vorlage gibt dir Überschriften. Du öffnest sie, tippst „Schritt 1“ und bleibst hängen, denn das Schwierige ist nicht die Überschrift. Es ist die Regel darunter: Wann ist etwas verspätet, ab wie vielen Retouren spricht man von einem Muster, wann zählt eine Preisänderung. Dieser Artikel ist eine SOP-Vorlage (auf Deutsch: eine Arbeitsanweisung) für den Onlinehandel, nicht für Labor oder Produktion. Er gibt dir sechs Abläufe mit fertig geschriebener Regel und eine Möglichkeit, sie jede Woche durchzugehen.

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SOP-Vorlage: was eine SOP im Onlinehandel ist

Eine SOP im Onlinehandel (Standard Operating Procedure, auf Deutsch eine Arbeitsanweisung) ist ein aufgeschriebener, wiederholbarer Ablauf für eine wiederkehrende Aufgabe in deinem Geschäft, mit einem Zeitlimit und einem klaren Punkt, an dem die Aufgabe als erledigt gilt. Gute SOPs enthalten außerdem die eine Regel, nach der die Aufgabe entschieden wird, damit du nicht jede Woche neu überlegen musst.

Die meisten, die ein eigenes Onlinegeschäft führen, arbeiten aus dem Kopf. Das geht gut, bis ein Lieferant in deiner besten Woche zu spät liefert oder jemand anderes die Aufgabe übernehmen soll. Ein Ablauf auf einer Karte mit Fälligkeitsdatum funktioniert für jeden gleich, der sie öffnet.

Was jeder Ablauf enthält

Ich nutze für jede Karte auf dem Operations-Board denselben Aufbau. Er ist mit Absicht kurz.

• Zuerst das Fazit. Eine Zeile, die sagt, wonach du suchst.
• Die eine Regel oder Zahl. Das, was die Aufgabe entscheidet.
• Was meistens schiefgeht. Aufgeschrieben, nachdem es schiefgegangen ist.
• Ein Zeitlimit im Titel, etwa „15 min max“. Ein wöchentlicher Check bleibt wöchentlich, wenn du siehst, dass er klein ist.
• Was „erledigt“ heißt, einschließlich der Zeile „diesmal nichts“, wenn nichts gefunden wurde. Eine Karte ohne Eintrag lässt sich nicht von einer übersprungenen unterscheiden.
• Wer handelt: du von Hand, ein Skript oder ein Skript, das du freigibst, bevor es live geht.

Die 6 Abläufe

Die Zahlen unten stammen aus den Beispieldaten auf dem Board. Sie sind erfunden; übernehmen solltest du die Regeln drumherum.

1. Der Bestandscheck

• Die Regel: Meldebestand = durchschnittlich verkaufte Stück pro Tag × Lieferzeit des Lieferanten in Tagen × 1,5. Im Beispiel: 6 pro Tag × 21 Tage × 1,5 = 189 Stück. Du bestellst bei 189, nicht bei 50.
• Was schiefgeht: Man nimmt die Lieferzeit, die der Lieferant genannt hat, statt der letzten drei echten. Eine Aktionswoche wird wie normaler Absatz behandelt. Beschädigte oder reservierte Stücke werden als Bestand gezählt.
• Erledigt heißt: eine Karte pro Produkt, das ausverkauft sein wird, bevor eine Lieferung ankommen kann. Der Check erkennt, er bestellt nie.

2. Beim Lieferanten nachfassen

• Die Regel: Ob etwas verspätet ist, misst du am Datum, das der Lieferant bestätigt hat, nicht an dem, auf das du gehofft hast. Am Tag 0 der erwarteten Woche fragst du nach einem Versanddatum. 3 Tage danach fragst du, was es aufhält. 7 Tage danach fragst du nach einem neuen Datum und ob eine Teillieferung möglich ist. 14 Tage danach trägst du es auf der Lieferantenkarte ein.
• Was schiefgeht: Auf „gibt es etwas Neues?“ kommt „wir prüfen das“. Frag stattdessen nach einem konkreten Punkt, etwa der Containernummer und dem Abfahrtsdatum.
• Erledigt heißt: Jede offene Bestellung hat ein bestätigtes Datum in der Zukunft oder ein datiertes Nachfassen im Protokoll.

3. Wareneingang

• Die Regel: Eine Fehlmenge lässt sich nur in einem kurzen Zeitfenster und nur mit Beweis reklamieren. Fotografiere die Kartons vor dem Öffnen. Zähle die Kartons gegen den Lieferschein und unterschreibe für die Zahl, die du siehst. Zähle 3 zufällige Kartons durch, bei einer ersten Bestellung alle. Prüfe 10 Stück gegen das Angebot.
• Was schiefgeht: Eine Unterschrift ohne Vorbehalt beendet die Reklamation meistens. Und die Einstandskosten (Fracht, Zoll, Wareneingangsaufwand) sind nur noch geraten, wenn du sie drei Monate später ausrechnest.
• Erledigt heißt: Fehlmengen innerhalb von 48 Stunden mit Fotos gemeldet, Einstandskosten pro Stück jetzt notiert.

Wenn du die Ware nicht selbst in Empfang nimmst (Dropshipping, Print on Demand, ein 3PL, der für dich annimmt), überspring diesen Ablauf. Lösche Regeln, deren Auslöser du nicht hast.

4. Die Retourenmuster-Auswertung

• Die Regel: Untersuche ein Produkt, wenn es in 30 Tagen 3 oder mehr Retouren mit demselben genannten Grund hat oder eine Retourenquote, die mehr als doppelt so hoch ist wie der Durchschnitt deines Sortiments. Eine Karte pro Muster, nie pro Retoure.
• Was schiefgeht: „Nicht wie beschrieben“ ist fast immer ein Fehler bei Größe, Farbe oder Menge im Angebot, kein Qualitätsproblem. Schaden an einem Produkt liegt meistens an der Verpackung, nicht am Paketdienst.
• Erledigt heißt: Jedes Muster hat eine Karte mit einer aufgeschriebenen Vorbeugung: die Änderung am Angebot, die Verpackungsvorgabe oder die Bestellzeile, mit der die Retoure vermeidbar gewesen wäre.

5. Die Stichprobe für Produktseiten

• Die Regel: Drei Angebote pro Woche schlagen eine Komplettprüfung einmal im Jahr. Prüfe das Hauptbild, den Titel und dann die Attributfelder (Größe, Gewicht, Material, Menge). Ein leeres Attributfeld ist für einen Filter unsichtbar.
• Was schiefgeht: Attribute werden aus der Lieferantenliste kopiert statt vom Produkt. Im Beispiel des Boards maß ein Produkt, das mit 40 cm angegeben war, 36 cm und verursachte monatelang „nicht wie beschrieben“-Retouren.
• Erledigt heißt: drei Produkte auf jedem Kanal geprüft, auf dem sie verkauft werden. Verkauft sich ein Angebot gut, korrigierst du nur sachliche Fehler.

6. Die Preis- und Margenprüfung

• Die Regel: Prüfe die Marge, nicht den Preis. Deckungsbeitrag pro Stück = Verkaufspreis minus Einstandskosten minus Marktplatzgebühr minus Versand minus (Retourenquote × Kosten einer Retoure). Beispiel: 14,95 minus 5,00 minus 2,24 minus 2,60 minus 0,17 = 4,94 €.
• Was schiefgeht: Man setzt nur die Lieferantenrechnung als Kosten an. Der Preis kann gleich bleiben, während die Marge durch Gebühren, Fracht und Retouren auf die Hälfte sinkt.
• Erledigt heißt: handeln, wenn der Deckungsbeitrag seit der letzten Prüfung um mehr als 20 Prozent gefallen ist, und sofort, wenn er negativ ist. Reagiere nicht auf den Preis eines Konkurrenten, bevor du geprüft hast, ob dein eigener Absatz gefallen ist.

Warum diese sechs

Bei jedem davon kostet ein Versäumnis innerhalb weniger Wochen echtes Geld: ein Lieferengpass, ein verspäteter Container, eine verlorene Reklamation, eine wiederkehrende Retoure, ein schlechtes Angebot, eine Marge, die unbemerkt geschrumpft ist. Das ist der Filter. Würde ein Ablauf nichts kosten, wenn du ihn einen Monat überspringst, schreib ihn später auf.

Wo eine SOP hingehört, damit sie auch erledigt wird

Ein Dokument in einem Ordner wird einmal gelesen. Eine Karte, die sich wiederholt, kommt an ihrem Tag zurück. Eine Regel vom Board erklärt, warum: Eine Karte ohne Fälligkeitsdatum wird nicht erledigt, weil Trello bei Karten ohne Datum nicht erinnert.

Wiederkehrende Abläufe wandern nie in eine Erledigt-Liste. Sie bleiben an einem Ort und werden mit jedem Zyklus zurückgesetzt. Nur einmalige Aufgaben, etwa eine einzelne Bestellung oder eine einzelne Korrektur am Angebot, wandern weiter und werden geschlossen. Wer beides mischt, lässt ein gutes Board innerhalb eines Monats verwahrlosen.

Was du brauchst

• Ein kostenloses Trello-Konto. Der kostenlose Tarif reicht.
• Eine Sitzung, um deine Lieferanten und deine 10 meistverkauften Produkte einzutragen. Dauert es über 90 Minuten, trägst du Vergangenes nach, statt anzufangen.
• Claude ist optional. Die Abläufe funktionieren von Hand. Willst du, dass Claude die Checks ausführt und die Karten schreibt, zeigt dieser Artikel, wie.

Wo die Grenzen liegen

• Ein Ablauf mit falscher Regel macht dich nur schneller falsch. Die Zahlen hier sind Beispiele. Ersetze sie durch deine.
• Er sagt dir nicht, was du verkaufen oder wie du deine Preise festlegst. Er prüft das Geschäft, das du schon führst.
• Wenn du das Board nicht zweimal pro Woche öffnest, hilft keine Vorlage.

Wie ich es nutze

Ich habe sechs Jahre lang Ecommerce-Unternehmen geführt. Jede Regel oben entstand, nachdem etwas schiefgegangen war. Danach habe ich alles von Grund auf als saubere Vorlage mit erfundenen Beispieldaten neu aufgebaut, damit nichts aus diesen Unternehmen darin steckt. Wie ich MOGA nach derselben Methode führe, steht unter So wird MOGA geführt.

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MOGA World ist unabhängig und nicht mit Anthropic oder Atlassian verbunden. Beispielunternehmen und Zahlen in diesem Artikel sind erfunden. Fragen: stef@mogaworld.co