MOGA WorldPlantilla Trello para un negocio online: stock, pedidos a proveedores y devoluciones en un tablero
La mayoría de quienes llevan su propio negocio online trabajan desde un navegador con doce pestañas abiertas: la plataforma de ventas, los correos de proveedores, una hoja de stock, la bandeja de devoluciones, un archivo de notas. Ninguna de esas pestañas tiene nada de malo. El problema es que nada te dice cuál abrir un martes. Esta plantilla de Trello es un tablero que sí te lo dice, con las dos reglas que hacen que siga funcionando pasada la tercera semana.
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Qué es un flujo de trabajo de ecommerce en Trello
Un flujo de trabajo de ecommerce en Trello es un tablero donde cada revisión recurrente es una tarjeta que se queda en su sitio, cada tarea puntual es una tarjeta que avanza por las listas hasta cerrarse, y cada hallazgo tiene un único sitio. El tablero hace de calendario y de memoria a la vez, así que ya no dependes de acordarte.
Una aclaración sobre «pedidos». En este tablero significa los pedidos que haces a tus proveedores. Los pedidos de tus clientes se quedan en tu plataforma de ventas, y el tablero no la sustituye. Tampoco lleva el marketing ni la contabilidad. Se ocupa de la operativa: stock, proveedores, fichas de producto y devoluciones.
Las listas de la plantilla de Trello, por orden
El tablero de Operaciones tiene nueve listas, más una «Inbox» en el extremo izquierdo para todo lo que apuntes a mitad del día y aún no tenga sitio. Los nombres de las listas aparecen en inglés, como en el tablero.
- Weekly Routine: las revisiones recurrentes. Revisión de stock, reclamación a proveedores, revisión de fichas, revisión de devoluciones, revisión de precios, repaso del correo.
- Suppliers: una tarjeta por proveedor, a modo de ficha que lees antes de pedir y actualizas después.
- Purchase Orders: una tarjeta por pedido a un proveedor, que pasa de hecho a recibido y a pagado.
- Stock Watch: productos que necesitan una decisión. Lo sano es que esté vacía.
- Listing Work: correcciones de fichas, en cola.
- Returns + Quality: una tarjeta por patrón de devoluciones, nunca por devolución.
- Seasonal + Planning: preparación con fecha para los picos y los periodos tranquilos.
- Closed This Month: tareas puntuales ya terminadas, que se vacían el día 1 de cada mes.
- Start Here: las tarjetas de bienvenida, que se borran cuando ya lo has configurado.
Regla 1: una tarjeta recurrente nunca se mueve
Esta es la regla en la que fallan la mayoría de las plantillas de tableros. Una revisión recurrente se queda para siempre en «Weekly Routine», y lo que avanza es su fecha de vencimiento. Cuando terminas un ciclo, marcas la lista de comprobación, la desmarcas y dejas que la fecha de vencimiento avance. Nunca pasa a una lista de Hecho.
Si arrastras las tarjetas recurrentes de etapa en etapa, en un mes te cargas tu propio sistema de repetición, y una columna de Hecho vacía te hace sentir que fallas en un trabajo que en realidad sí haces. Solo las tarjetas puntuales, como un pedido a un proveedor, un patrón de devoluciones o una corrección de ficha concretos, llegan a «Closed This Month».
Un detalle, con franqueza: la repetición de una tarjeta (en Trello, abre Fechas y luego Repetir) hay que activarla a mano, tarjeta por tarjeta. No se puede configurar mediante la API de Trello, así que ninguna plantilla puede llegar con ella ya activada. Es un paso del primer día.
Regla 2: cada hallazgo, en un solo sitio
Una tarjeta de revisión es un procedimiento que siempre tiene la misma longitud. Cuando la revisión de stock encuentra un producto que se va a agotar, el hallazgo no se escribe en la tarjeta de revisión. Se convierte en una tarjeta en «Stock Watch» con fecha de vencimiento. La tarjeta de revisión solo anota que la revisión se hizo.
Un hallazgo anotado a la vez en la tarjeta de revisión y en su propia tarjeta se quedará obsoleto en una de las dos, y no sabrás en cuál. Por eso, además, las tarjetas de revisión crecen hasta que nadie las hace.
Cómo pasan por el tablero el stock, los pedidos a proveedores y las devoluciones
Stock
La tarjeta de revisión de stock lleva 15 minutos como máximo. Busca los productos que llegarán a cero antes de que pueda llegar una reposición: ventas medias diarias × el plazo de entrega real × 1,5. Un producto que baja de esa línea se convierte en una tarjeta de «Stock Watch». La revisión nunca hace un pedido, porque la decisión de pedir necesita la tarjeta del proveedor, la cantidad mínima, tu embalaje y tu tesorería, y eso es otra sesión.
Pedidos a proveedores
Cada pedido es una tarjeta en «Purchase Orders», copiada de una tarjeta de plantilla. La revisión semanal de reclamaciones abre cada una y compara su fecha prevista con la de hoy. Un pedido con retraso y sin reclamar sigue con retraso, porque los proveedores atienden primero a quien pregunta. Cuando llega la entrega, toca la lista de comprobación de recepción: fotos antes de abrir, un recuento de cajas, una comprobación de calidad en 10 unidades y el coste puesto en almacén anotado ese mismo día.
Devoluciones
La revisión semanal de devoluciones ignora la devolución individual y busca la repetida: 3 o más devoluciones en 30 días por el mismo motivo declarado, o una tasa de devoluciones de más del doble de la media de tu catálogo. Un patrón se convierte en una tarjeta en «Returns + Quality», y la tarjeta termina en una medida de prevención: el cambio en la ficha, la especificación de embalaje o la línea de pedido que lo habría evitado.
El ritmo: dos huecos a la semana
El tablero funciona con dos huecos fijos a la semana. En la plantilla, uno es el lunes para el stock y los pedidos a proveedores, y el otro es el jueves para fichas, devoluciones y precio. Cada uno lleva 30 minutos. El primer día laborable del mes hay un cierre de 45 minutos que vacía «Closed This Month». Escribe tus dos días en la tarjeta y ponlos en tu calendario como evento periódico. Una buena intención no sobrevive a una semana ajetreada. Un bloque en el calendario, sí.
Dos reglas para las semanas que se tuercen:
- Si te saltas una semana, haz solo la semana actual. Querer recuperar dos semanas de revisiones de golpe es como la gente acaba abandonando el tablero.
- La revisión de stock no se salta nunca dos veces seguidas. Con dos revisiones de stock perdidas, un producto estrella puede pasarse quince días agotado.
Qué necesitas
- Una cuenta gratuita de Trello. El plan gratuito basta para los tableros.
- Una sesión para rellenar tus proveedores, tus 10 productos más vendidos y un punto de pedido aproximado para cada uno.
- Claude es opcional. El tablero funciona a mano. Para que Claude lo lea y haga las revisiones, mira Claude para empresas.
Hasta dónde llega
- No procesa los pedidos de clientes. Se quedan en tu plataforma de ventas.
- No arreglará nada en un negocio sin stock, proveedores ni devoluciones que gestionar. Archiva las tarjetas que no se apliquen a tu negocio.
- Solo funciona si lo abres tus dos días a la semana.
Cómo lo uso
Pasé seis años llevando negocios de ecommerce, y este tablero es lo que quedó después de que las mismas revisiones fallaran más de una vez. Lo reconstruí desde cero con datos de ejemplo inventados, para que no quede nada de esos negocios. Cómo funciona MOGA con el mismo método lo cuento en Cómo se dirige MOGA.
Empieza con la versión más pequeña
La página de ejemplo gratis muestra la revisión de stock como una decisión en una página, con datos de ejemplo. El paso siguiente, por correo, es el tablero inicial gratis: la versión de Trello con la tarjeta de revisión de stock en el mismo formato que el tablero de Operaciones completo.
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MOGA World es independiente y no está afiliado a Atlassian. Los negocios de ejemplo y las cifras de este artículo son inventados. Preguntas: stef@mogaworld.co