MOGA WorldTrello-Vorlage für den Onlinehandel: Bestand, Lieferantenbestellungen und Retouren auf einem Board
Die meisten, die ein eigenes Onlinegeschäft führen, arbeiten in einem Browser mit zwölf offenen Tabs: die Verkaufsplattform, die Lieferantenmails, eine Bestandstabelle, das Retouren-Postfach, eine Notizdatei. An keinem einzelnen Tab ist etwas falsch. Das Problem: Nichts sagt dir, welchen du an einem Dienstag öffnen sollst. Dieser Artikel zeigt eine Trello-Vorlage für den Onlinehandel, die genau das tut, und die zwei Regeln, die sie nach Woche drei am Laufen halten.
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Trello-Vorlage für den Onlinehandel: was ein Ablauf in Trello ist
Ein Ecommerce-Ablauf in Trello ist ein Board, auf dem jeder wiederkehrende Check eine Karte ist, die an ihrem Platz bleibt, jede einmalige Aufgabe eine Karte ist, die über die Listen wandert, bis sie geschlossen wird, und jeder Befund genau einen Platz hat. Das Board ist Terminplan und Gedächtnis an einem Ort, damit du dich nicht mehr aufs Erinnern verlassen musst.
Ein Wort zu „Bestellungen“. Auf diesem Board sind damit die Bestellungen gemeint, die du bei Lieferanten aufgibst. Die Bestellungen deiner Kunden bleiben in deiner Verkaufsplattform, das Board ersetzt sie nicht. Es führt auch kein Marketing und keine Buchhaltung. Es führt die Betriebsseite: Bestand, Lieferanten, Angebote und Retouren.
Die Listen der Reihe nach
Das Operations-Board hat neun Listen, dazu eine Eingangsliste ganz links für alles, was du tagsüber festhältst und noch keinen Platz hat.
- Weekly Routine: die wiederkehrenden Checks. Bestandscheck, Lieferanten nachfassen, Angebotscheck, Retourenauswertung, Preisprüfung, Mail-Durchsicht.
- Suppliers: eine Karte pro Lieferant, geführt als Datensatz, den du vor dem Bestellen liest und danach ergänzt.
- Purchase Orders: eine Karte pro Lieferantenbestellung, die von aufgegeben über eingegangen zu bezahlt wandert.
- Stock Watch: Produkte, die eine Entscheidung brauchen. Leer ist der gesunde Zustand.
- Listing Work: Korrekturen an Angeboten, in der Warteschlange.
- Returns + Quality: eine Karte pro Retourenmuster, nie pro Retoure.
- Seasonal + Planning: datierte Vorbereitung für Spitzen und ruhige Phasen.
- Closed This Month: erledigte Einmalaufgaben, am Ersten des Monats geleert.
- Start Here: die Einstiegskarten, gelöscht, sobald du eingerichtet bist.
Regel 1: Eine wiederkehrende Karte wandert nie
Diese Regel machen die meisten Vorlagen-Boards falsch. Ein wiederkehrender Check bleibt dauerhaft in Weekly Routine und wird über sein Fälligkeitsdatum gesteuert. Schließt du einen Zyklus ab, hakst du die Checkliste ab, nimmst die Haken wieder raus und lässt das Fälligkeitsdatum weiterlaufen. Die Karte kommt nie in eine Erledigt-Liste.
Schiebst du wiederkehrende Karten durch die Listen, zerstörst du innerhalb eines Monats deinen eigenen Wiederholungsmechanismus, und eine leere Erledigt-Liste gibt dir das Gefühl, an Arbeit zu scheitern, die du in Wahrheit erledigst. Nur Einmalkarten, etwa eine bestimmte Lieferantenbestellung, ein bestimmtes Retourenmuster oder eine bestimmte Korrektur am Angebot, landen in Closed This Month.
Ein ehrliches Detail: Die Wiederholung einer Karte (in Trello: Daten öffnen, dann Wiederholen) muss von Hand eingeschaltet werden, Karte für Karte. Über die API von Trello lässt sie sich nicht setzen, deshalb kann keine Vorlage mit bereits eingeschalteter Wiederholung kommen. Das erledigst du am ersten Tag.
Regel 2: Ein Befund steht an genau einem Ort
Eine Check-Karte bleibt immer ein Ablauf mit fester Länge. Findet der Bestandscheck ein Produkt, das ausgehen wird, wird der Befund nicht auf die Check-Karte geschrieben. Er wird zu einer Karte in Stock Watch mit Fälligkeitsdatum. Die Check-Karte hält nur fest, dass der Check gelaufen ist.
Ein Befund, der sowohl auf der Check-Karte als auch auf einer eigenen Karte steht, veraltet in einer von beiden, und du weißt nicht, in welcher. Genau so wachsen Check-Karten, bis niemand sie mehr abarbeitet.
Wie Bestand, Lieferantenbestellungen und Retouren durchlaufen
Bestand
Die Bestandscheck-Karte dauert höchstens 15 Minuten. Sie sucht Produkte, die null erreichen, bevor Ersatz ankommen kann: durchschnittlicher Tagesabsatz × die echte Lieferzeit × 1,5. Ein Produkt, das diese Schwelle erreicht, wird zu einer Stock-Watch-Karte. Der Check gibt nie eine Bestellung auf, denn die Bestellentscheidung braucht die Lieferantenkarte, die Mindestmenge, deine Verpackung und deine Liquidität, und das ist eine eigene Sitzung.
Lieferantenbestellungen
Jede Bestellung ist eine Karte in Purchase Orders, kopiert von einer Vorlagenkarte. Der wöchentliche Nachfass-Check öffnet jede davon und vergleicht das erwartete Datum mit heute. Eine Bestellung, die verspätet ist und bei der niemand nachgefasst hat, bleibt verspätet, denn Lieferanten kümmern sich um die Kunden, die nachfragen. Kommt die Lieferung an, läuft die Wareneingangs-Checkliste: Fotos vor dem Öffnen, eine Kartonzählung, eine Qualitätsprüfung von 10 Stück und die Einstandskosten, am selben Tag notiert.
Retouren
Die wöchentliche Retourenauswertung ignoriert die einzelne Retoure und sucht die Wiederholung: 3 oder mehr Retouren in 30 Tagen mit demselben genannten Grund oder eine Retourenquote, die mehr als doppelt so hoch ist wie der Durchschnitt deines Sortiments. Ein Muster wird zu einer Karte in Returns + Quality, und die Karte endet mit einer Vorbeugung: die Änderung am Angebot, die Verpackungsvorgabe oder die Bestellzeile, die es verhindert hätte.
Der Rhythmus: zwei Termine pro Woche
Das Board läuft auf zwei festen Terminen pro Woche. In der Vorlage ist einer am Montag für Bestand und Lieferantenbestellungen, der andere am Donnerstag für Angebote, Retouren und Preis. Jeder dauert 30 Minuten. Am ersten Werktag des Monats leert ein 45-minütiger Monatsabschluss die Liste Closed This Month. Schreib deine eigenen zwei Tage auf die Karte und trag sie als wiederkehrenden Termin in deinen Kalender ein. Ein guter Vorsatz übersteht keine volle Woche. Ein Kalenderblock schon.
Zwei Regeln für die Wochen, die schiefgehen:
- Überspringst du eine Woche, erledigst du nur die aktuelle. Wer zwei Wochen Checks in einer Woche nachholen will, gibt das Board meistens ganz auf.
- Der Bestandscheck wird nie zweimal hintereinander übersprungen. Zwei verpasste Bestandschecks reichen, damit ein Bestseller zwei Wochen lang nicht lieferbar ist.
Was du brauchst
- Ein kostenloses Trello-Konto. Der kostenlose Tarif reicht für die Boards.
- Eine Sitzung, um deine Lieferanten, deine 10 meistverkauften Produkte und einen groben Meldebestand für jedes einzutragen.
- Claude ist optional. Das Board funktioniert von Hand. Soll Claude es lesen und die Checks ausführen, lies Claude für Unternehmen.
Wo die Grenzen liegen
- Es verarbeitet keine Kundenbestellungen. Die bleiben in deiner Verkaufsplattform.
- Es hilft keinem Geschäft, das weder Bestand noch Lieferanten noch Retouren zu führen hat. Archiviere die Karten, deren Auslöser du nicht hast.
- Es funktioniert nur, wenn du es an deinen zwei Tagen öffnest.
Wie ich es nutze
Ich habe sechs Jahre lang Ecommerce-Unternehmen geführt, und dieses Board ist das, was übrig blieb, nachdem dieselben Checks mehr als einmal schiefgegangen waren. Ich habe es von Grund auf mit erfundenen Beispieldaten neu aufgebaut, damit nichts aus diesen Unternehmen darin steckt. Wie MOGA selbst nach derselben Methode läuft, steht unter So wird MOGA geführt.
Starte mit der kleinsten Version
Die kostenlose Beispielseite zeigt den Bestandscheck als eine Entscheidung auf einer Seite, mit Beispieldaten. Das kostenlose Starter-Board, die Trello-Version mit der Bestandscheck-Karte im selben Format wie das komplette Operations-Board, bekommst du danach per E-Mail.
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MOGA World ist unabhängig und nicht mit Atlassian verbunden. Beispielunternehmen und Zahlen in diesem Artikel sind erfunden. Fragen: stef@mogaworld.co